El módulo de archivo permite realizar una gestión integral al proceso documental de la entidad, cubriendo todo el ciclo de vida de documentos internos y externos. 

Contiene los siguientes submódulos:

En este submódulo se puede parametrizar la creación de una o más bodegas que contendrán el archivo físico de los documentos.

También permite definir los diferentes documentos que son recibidos normalmente en la entidad para efectos de catalogarlos y permitir su posterior registro de ingreso y tránsito.

Adicionalmente permite generar impresión de stickers con código de barras, los cuales se adhieren a cada documento una vez registrada su radicación, con lo cual se agiliza su posterior manipulación en procesos de préstamo y devolución de documentos.

A través de este módulo se registra la llegada de documentos a la entidad, en el cual se solicita ingresar los campos de información que se haya definido para cada uno de ellos en el módulo de parametrización.  Por ejemplo, si el documento es una factura, se puede definir que el sistema solicite el número de factura, el código del proveedor, el valor total (o desglosado antes y después de IVA) y en general cualquier otro concepto que se considere pertinente.

Se pueden radicar documentos como facturas, pagarés, cartas de instrucciones, comunicaciones de asociados o proveedores y en general cualquier tipo de documento que la entidad defina.

En el momento de radicación, se procede a adherir el sticker con código de barras al respaldo del documento, con el cual los procesos posteriores se agilizan notablemente.

Una vez los documentos han sido radicados, se trasladan al archivo, donde son recibidos por lotes y se cambia su estado.  Como paso siguiente, los documentos pueden ser enviados para ser digitalizados a través de nuestro servicio GoldenDocuments®, mediante el cual el documento es escaneado y remitido digitalmente a la entidad, junto con un archivo de llaves de búsqueda que permite efectuar consultas ágiles para ubicar los documentos que cumplen con un criterio de búsqueda.

Cuando surge la necesidad de consultar un documento, la imagen de éste puede ser observada directamente por pantalla con el nivel de ampliación requerido.  Mediante este esquema se disminuye notoriamente el riesgo de pérdida o deterioro del documento y se agiliza su proceso de consulta.

No obstante, si es requerido obtener físicamente el documento, se registra su salida indicando la fecha y hora en la cual fue entregado y el funcionario responsable del mismo.  El registro se facilita gracias al código de barras adherido inicialmente durante el proceso

Una vez que los documentos cumplen con un tiempo mínimo de conservación, en archivo, pueden ser enviados a archivo muerto, el cual puede encontrarse en las mismas instalaciones o en bodegas remotas.  El sistema permite trasladar automáticamente todos los documentos que cumplen esta condición y asignarle número de contenedor o caja, zona de archivo, anaquel y estantería, para poder ubicarlos posteriormente en caso de ser requeridos.

El submódulo de consultas permite ingresar diferentes criterios de búsqueda para encontrar cualquier documento que se encuentre en archivo, observar su estado, quién lo posee y desde cuando.  Contiene consultas útiles como ver qué documentos ha solicitado en préstamo un funcionario, cuáles están aún en su poder, o ver un documento por quiénes ha sido solicitado, etc.